Novo sistema de gestão (ERP)
Enterprise Resource Planning é um sistema que permitirá acesso fácil, integrado e confiável aos processos internos do clube.
É um prazer compartilhar com os associados nossas iniciativas e quanto elas beneficiarão nosso clube. Como já havia mencionado em artigo anterior, quanto menos nós de TI aparecermos, significa que estamos no caminho correto, afinal somos uma área que tem como principal objetivo garantir que as demais áreas, seus processos e suas funções funcionem de maneira plena e sustentável. E é justamente neste último ponto que está baseada a iniciativa de implementar um novo sistema de gestão integrado depois de alinhado e com a anuência do Conselho Deliberativo.
Atualmente o Ipê Clube está bem provido em termos de suporte de sistemas, mas temos diferentes fornecedores que trouxeram suas soluções e que funcionam de formas independentes e complementares. Essas características acabam gerando algumas questões:
- Dependência de fornecedores e necessidade de alinhamento entre os mesmos;
- Não existência de uma "voz única" durante os processos que exijam o envolvimento desses fornecedores;
- Perda de agilidade gerando riscos;
- Custos de suporte e manutenção pulverizados entre diversos fornecedores.
Um exemplo claro ocorre quando, por questões de cunho fiscal ou legal, somos obrigados a fazer as atualizações que as contemple nos nossos sistemas. Entretanto, como nosso portfólio de sistemas atualmente é composto de várias frentes de trabalho, sempre é necessário verificar o impacto dessa alteração nos demais, resultando muitas vezes em dificuldades com relação aos prazos e custos, algumas vezes não previstos.
Para resolver alguns desses pontos elencados acima, além de outros que interferem na governança do clube, resolvemos, após muitos estudos que já tinham sido iniciados na diretoria anterior, promover uma grande mudança nos sistemas internos. Para chegarmos até o fornecedor ganhador dessa licitação, foram feitos diversos contatos com outros clubes que utilizam esse sistema de gestão integrada para avaliar qual a percepção deles nos serviços oferecidos e nos certificar que empresa desenvolvedora tenha efetivamente um sistema de gestão integrada especializada em Clubes Sociais / Esportivos. Essa solução que será implementada no Ipê atualmente é utilizada por clubes como Círculo Militar, Pinheiros, Anhembi Tênis Clube entre outros.
Nosso processo de escolha contou também com um workshop que envolveu todas as áreas operacionais e administrativas com o intuito de mapear adequadamente suas funções e processos. Esse workshop serviu não apenas para endossar essa escolha por parte de todas as pessoas e departamentos envolvidos, mas também para dimensionar sua implantação e custos.
Esse é um projeto que não será imediato e vai acontecer durante todo o ano de 2022 visto que serão implantados os processos e funções como plano de contas, contábil/fiscal, suprimentos, patrimônio, financeiro, associados etc. Com essa implantação teremos grandes benefícios com processos integrados numa única solução, processos integrados de forma nativa, melhoria em processos governança, garantia de integração entre os departamentos de forma transparente e economia de custos.
Mais uma vez, ficamos felizes em poder trazer mais esse avanço numa área tão importante para o funcionamento do clube e proporcionar para os associados um Ipê cada vez melhor e tecnologicamente alinhados com as soluções mais atuais do mercado.
A propósito, logo falaremos sobre RECONHECIMENTO FACIAL nas catracas que, por enquanto, ainda está em fase de implantação e testes.
Um grande abraço para todos
Luiz Dorsa
Diretor de Tecnologia da Informação